Правила создания деловых писем
Типичные ошибки в деловых продающих письмах
Если тема письма будет составлена плохо, то само письмо останется непрочитанным. Его пометят как спам. В теме письма отразите его суть и внесите интригу, недосказанность. Поместите сюда скрытое приглашение к дальнейшему диалогу. Перед отправкой составьте 5 заголовков. Проведите тестирование и выберите сильнейший.
Самое приятное слово для любого человека — это его собственное имя. Оно сопровождает его всю жизнь. С ним связаны воспоминания детства о материнской заботе, нежности и ласке. Адресату будет приятнее, если вы напишете: «Здравствуйте, Сергей», чем просто «Здравствуйте».
Набившие оскомину штампы проскальзывают мимо читателя подобно рекламным баннерам. Их никто не замечает. Они зря занимают место. Не тратьте на них время и силы:
«Гибкая система скидок».
«Ваше внимание очень важно для нас».
«Лидер продаж в своем сегменте».
«Динамично развивающаяся компания».
Избавьтесь от штампов. Без них ваше письмо станет информативным и принесет больше пользы.
Не используйте «крутых» оборотов и сложных терминов. Пожалейте собеседника. Не заставляйте его думать над вашим текстом. Сделайте письмо как можно более простым. Все сложные моменты вы обсудите при личной встрече, когда заключите сделку.
Посвятите письмо сути вопроса. Не уходите в сторону. Не отвлекайтесь от главного. Оптимальный размер делового продающего письма — 1000-1200 символов. Если получится больше, то не рассчитывайте на внимание читателя. Последние абзацы он пробежит взглядом, не вчитываясь.
Сколько бы ваши партнеры ни убеждали вас в обратном, ваша персона никого не интересует. Все заняты собой и своими проблемами. В продающем письме говорите только о клиенте, его трудностях и их решениях. Не расхваливайте себя — это отталкивает.
Это может показаться невежливым, но это работает. Добавьте ближе к концовке призыв к действию. Выделите его жирным шрифтом. Но не используйте CapsLock.
«Звоните сейчас, пока цены еще низкие».
«Напишите ваше мнение. Нам достаточно всего пары слов».
«Обратитесь к нам сейчас, пока сезон не начался».
Перечитайте шестое правило составления деловых писем. Оно гласит, что ваша персона никого кроме вас не интересует. Не начинайте письмо с фразы «Меня зовут...». Ваше имя приятно только для вас. Остальные забудут его через секунду.
Если возникнет ситуация, когда адресату потребуются ваши данные, он посмотрит в подпись и скопирует оттуда все необходимое.
Если в проекте вашего очередного делового письма написано «Меня зовут ...». Удалите это предложение. Письмо только выиграет, потому что станет короче.
Опять вы говорите о себе! Вы никому не интересны! Поговорите лучше о том, кому адресуете письмо. Писать в послании об организации, в которой вы работаете — это хуже, чем называть свое имя. Если вы добавили предложение с именем вашей фирмы это не означает ничего другого, кроме того, что вы хотите что-то продать.
Это упущение не считается таковым, если вы работаете в компании с мировым именем, которое даже не берут в кавычки при написании: Adidas, Газпром, Лукойл, Mercedes, Tesla, Microsoft, Google, Apple.
Еще о месте своей работы можно напомнить собеседнику, которому вы пишете не первый раз. Просто для того, чтобы помочь вспомнить, кто вы такой.
В поисках собственной значимости и величия некоторые составители вставляют в начало письма риторические вопросы. «А вы знали, что средняя зарплата в Москве составляет 55 тысяч рублей?» Или: «Знаете ли вы, что потребление алкоголя на душу населения в России за последний год снизилось на 3%?»
Типичная реакция на подобного рода вопросы: «Если я захочу что-то купить, я поищу это в Яндекс.Маркете. Зачем ты мне это пишешь?» И письмо летит в спам.
Послание можно дополнить интересными аналитическими фактами. Они должны соответствовать теме письма. Не излагайте общедоступные факты в вопросительных предложениях. Такой тон напоминает учительский в начальных классах. В роли первоклассника ваш собеседник оказаться точно не планировал.
Перефразируйте: «Снижение потребления крепкого алкоголя в стране никак не отразится на объемах ваших продаж. Напиток, который мы предлагаем...»
Начинать деловое продающее письмо со стандартных поздравлений — ошибка. Замените обычную фразу с набившими оскомину поздравлениями на предложение в деловой стилистике.
Было:
«Поздравляем с выигрышем тендера на строительство участка путепровода...»
Стало:
«Прочитал в новостях, что вы получили 2.5 млрд руб. на первый этап строительства автомобильной дороги... — примите мои поздравления. Ваши планы по освоению Дальнего Востока впечатляют.»
Достоинство такого варианта в том, что он не стоит особняком, как формальное поздравление, а является свидетельством вашей компетентности в делах партнера и подводкой к переходу на следующую тему:
«При строительстве крупных автомобильных дорог, производство нуждается в тяжелой строительной технике...»
То, что вам показалось или о чем вы подумали, будет интересно вашим друзьям во время пятничной вечеринки.
Ваш партнер по переписке в этой информации не нуждается. Сразу станет понятно, что после слов «Мне показалось...», «Я подумал...», «Кажется, я был прав, когда говорил...», вы перейдете к реализации своих корыстных целей и попытаетесь что-то продать. Перефразируйте предложение.
Было:
«Мне кажется, что в начале крупномасштабного дорожного проекта...»
Стало:
«Ваш крупномасштабный дорожный проект натолкнул меня на мысль, что тяжелая дорожная техника...»
Переставьте местоимения.
Было:
«Я, как и все участники этого процесса, прочитал ваш материал в пятничном выпуске отраслевого журнала...»
Стало:
«В пятницу вы опубликовали отличный материал в отраслевом журнале...»
Вы пишете деловое письмо, а не любовное послание. Здесь не место сентиментальности. Ваш адресат деловой человек. Споткнувшись о такую фразу, он не станет дочитывать письмо до конца.
Романтические вступления к продающим письмам — это путь к их провалу.
Если дела у вашего абонента идут не очень хорошо, то можете сразу предложить свою помощь. Но сделайте это по всем правилам деловой переписки.
«Сведения о снижении динамики роста компании говорят о том, что мы вместе можем приложить усилия...»
Опытные пользователи знают, что такие вопросы в письмах используются для того, чтобы их открыли и начали читать. Вопросы подобного рода могут иметь успех, но только один раз. В следующем письме провести клиента уже не удастся.
Главный минус такой методики в отсутствии конкретики.
Стало:
«Необходимые вам сведения в полном объеме представлены в нашем прайс-листе?»
«У вас остались вопросы по теме лекции нашего спикера?»
***
Деловое продающее письмо — отличное средство произвести хорошее впечатление и обзавестись полезными деловыми связями. Применяйте наши советы и правила при ведении деловой переписки, и результаты скоро появятся.
